วิธีให้พนักงานของคุณทำงานจากชายหาด

การเปลี่ยนไปใช้งานทางไกลทำให้พนักงานบางคนมีความยืดหยุ่นมากขึ้นกว่าที่เคยในการทำงานตามกำหนดเวลา

อา แบบสำรวจเดือนมีนาคม โดยเว็บไซต์การเงินส่วนบุคคล Value Penguin พบว่าเกือบครึ่งหนึ่งของชาวอเมริกันวางแผนที่จะเดินทางในปี 2565 มากกว่าปีที่แล้วเนื่องจากข้อจำกัดของ Covid ที่ลดลง ในบรรดานักเดินทางที่สำรวจ ร้อยละ 30 กล่าวว่าพวกเขาวางแผนที่จะทำงานทางไกลระหว่างการเดินทางครั้งหนึ่ง และการสำรวจเดือนมีนาคมแยกโดยบริษัทวิจัย Qualtrics พบ 49 เปอร์เซ็นต์ ของพนักงานในสหรัฐฯ ทำงานอย่างน้อย 1 ชั่วโมงต่อวันในช่วงวันหยุดพักร้อน

แต่การทำงานจากทุกที่อาจมีข้อผิดพลาดได้ จะเกิดอะไรขึ้น ตัวอย่างเช่น เมื่อคนงานพยายามรับสายสำคัญจากเรือสำราญ และ wifi ของพวกเขาถูกตัดออก หรือเมื่อพนักงานตัดสินใจทำงานจากประเทศอื่นเป็นเวลาหกสัปดาห์และมีปัญหาเรื่องวีซ่า?

ผู้นำธุรกิจหลายคนเพิ่งเริ่มแก้ปริศนาเหล่านี้ ผู้เชี่ยวชาญด้านทรัพยากรบุคคลและที่ปรึกษากล่าวว่าบริษัทต่างๆ สามารถหลีกเลี่ยงปัญหาดังกล่าวได้ด้วยการจัดทำเอกสารนโยบายที่ชัดเจนเกี่ยวกับการทำงานระยะไกลในระบบของตน ทำความคุ้นเคยกับการทำงานข้ามเขตเวลา และตระหนักถึงปัญหาด้านภาษีและการปฏิบัติตามข้อกำหนดที่อาจเกิดขึ้นเมื่อพนักงานเดินทาง

บริษัทต่างๆ ให้เวลาแรงงานกับสถานที่ทำงานอย่างไร

เมื่อนายจ้างยังคงคิดนโยบายการทำงานทางไกลในช่วงเดือนแรกของการระบาดใหญ่ พนักงานจะออกจากบ้านได้ง่ายขึ้นโดยไม่แจ้งให้เจ้านายทราบ เนื่องจากมีบริษัทจำนวนมากขึ้นที่ขอให้พนักงานอยู่ในสำนักงานอย่างน้อยในบางครั้ง การโยกย้ายจากซานฟรานซิสโกไปยังเม็กซิโกซิตี้เป็นเวลาหกสัปดาห์จึงเป็นเรื่องยากกว่าที่จะถอนตัวออก Michael Griffiths หุ้นส่วนสำหรับแนวปฏิบัติด้านการเปลี่ยนแปลงกำลังคนของ Deloitte กล่าวว่าขณะนี้องค์กรขนาดใหญ่กำลัง 'สร้างแนวทางบางอย่างในทราย' ในการทำงานทางไกล

“เราเปลี่ยนจาก 'ไม่มีนโยบาย นโยบายคลุมเครือ ฉันไม่แน่ใจว่านโยบายเป็นอย่างไร' ของโลกเป็น 'เรามีนโยบายและความชัดเจนเกี่ยวกับเรื่องนี้'” Jack Mardack ผู้ร่วมก่อตั้งกล่าว Oyster HR ซึ่งจัดหาซอฟต์แวร์การจ้างงานทั่วโลกให้กับบริษัทต่างๆ “และนั่นก็มีความหมายแตกต่างกันไปสำหรับบริษัทต่างๆ”

เมื่อเร็วๆ นี้บริษัทบางแห่งได้นำนโยบายไฮบริดมาใช้เพื่อให้พนักงานมีโอกาสเดินทาง เป็นกรณีนี้ที่นิวยอร์ก-based ผู้นำแพลตฟอร์มการตลาด ซึ่งกำหนดให้พนักงานต้องเข้ามาในสำนักงาน 3 วันต่อสัปดาห์ แต่อนุญาตให้ทำงานได้จากที่ใดก็ได้ภายใน 2 เดือนของปี (เรียกว่า 'เดือน YOLO')

บริษัทที่อยู่ห่างไกลกันโดยสมบูรณ์มักจะมีเวลาง่ายกว่าที่เหลืออยู่ในตำแหน่งของพนักงาน Mardack กล่าว การเปลี่ยนไปใช้โมเดลไฮบริด “ต้องได้รับการประสานอย่างตั้งใจ” ซึ่งชี้นำโดยความชัดเจนในนโยบายและวิสัยทัศน์ของความยืดหยุ่นในองค์กร

ระวังหลุมพรางที่อาจเกิดขึ้น

เมื่อกำหนดนโยบายที่อนุญาตให้พนักงานทำงานได้จากทุกที่ รวมถึงในช่วงวันหยุดพักร้อน Griffiths กล่าวว่านายจ้างควรตรวจสอบปัญหาด้านภาษีและการปฏิบัติตามกฎระเบียบที่อาจเกิดขึ้นสำหรับคนงานอย่างรอบคอบเมื่อพวกเขาออกจากถิ่นที่อยู่

“ผมคิดว่าผู้จัดการหลายคนไม่ค่อยตระหนักถึงนโยบายเกี่ยวกับการนำอุปกรณ์ไปต่างประเทศ” รวมถึงผลกระทบทางภาษีของการทำงานในสถานที่ต่างๆ เขากล่าว รัฐและประเทศต่าง ๆ มีกฎหมายการจ้างงานที่แตกต่างกันซึ่งอาจเกิดขึ้นเมื่อพนักงานทำงานในสถานที่นั้น หมายความว่านายจ้างอาจต้องได้รับค่าจ้างขั้นต่ำหรือข้อกำหนดในการหักภาษี ณ ที่จ่าย บริษัทที่ไม่มีคำสั่งที่ชัดเจนเกี่ยวกับสถานที่ตั้งแต่เริ่มต้น กำลังดำเนินการย้อนกลับเพื่อแก้ไขปัญหาดังกล่าว เขากล่าวเสริม

นายจ้างที่ต้องการให้คนงานมีความยืดหยุ่นในการทำงานจากที่ใดควรพิจารณาวิธีรักษาระดับผลิตภาพให้เท่าเดิมในขณะที่ “ อะซิงโครนัส ” Mardack เป็นงานประเภทที่ไม่ต้องให้พนักงานทุกคนออนไลน์พร้อมกัน ซึ่งอาจหมายถึงการสร้างความคาดหวังว่าพนักงานจะไม่ได้รับการตอบกลับใน Slack ทันที หากพวกเขากำลังสื่อสารกับเพื่อนร่วมงานในเขตเวลาหลังเลิกงาน นอกจากนี้ยังอาจหมายถึงการตั้งความคาดหวังให้พนักงานมีความรับผิดชอบในการประสานงานในแต่ละวันมากขึ้น Mardack ตั้งข้อสังเกตว่าวิธีการนี้สามารถทำงานได้ดีสำหรับสิ่งที่เรียกว่า “ คนทำงานที่มีความรู้ ” แต่ไม่จำเป็นต้องเป็นจริงในทุกอุตสาหกรรม

“องค์กรควรมีขอบเขตที่ชัดเจนเกี่ยวกับสิ่งเหล่านี้” นาเดีย วาตาลิดิส รองประธานฝ่ายบุคลากรของ ระยะไกล , บริษัทจัดหางานทางไกล “ผู้คนในเขตเวลาที่แตกต่างกันควรสามารถรู้ว่าเกิดอะไรขึ้น”

Griffiths ยังกล่าวอีกว่า การกำหนดมาตรฐานที่ชัดเจนสำหรับสิ่งที่ถือเป็น “พื้นที่ทำงานที่เหมาะสม” ในบริษัทของคุณ—และไม่ว่าชายหาดที่ไม่มีการเข้าถึงเทคโนโลยีการประชุมทางวิดีโอจะเป็นไปตามมาตรฐานเหล่านี้จริงหรือไม่

เปิดใจรับการเปลี่ยนแปลงและการพักผ่อนที่แท้จริง

ทั้ง Mardack และ Vatalidis เน้นย้ำถึงความสำคัญของการนำนโยบายที่ชัดเจนเกี่ยวกับงานทางไกลซึ่งมีการจัดทำเป็นเอกสารมาอย่างดี หอยนางรม และ ระยะไกล ซึ่งพนักงานสามารถทำงานได้จากทุกที่ ได้เผยแพร่คู่มือออนไลน์เพื่อให้พนักงานปัจจุบันและที่คาดหวังเข้าใจนโยบายของบริษัทเกี่ยวกับการทำงานทางไกลตั้งแต่เริ่มต้น

Griffiths กล่าวว่าบริษัทต่างๆ ที่เพิ่งเริ่มคิดหานโยบายใหม่เกี่ยวกับสถานที่ทำงานควรเปิดรับการเปลี่ยนแปลงหากพบว่าประสิทธิภาพการทำงานหรือความพึงพอใจของพนักงานลดลง “อย่าทำให้สิ่งนี้หยุดนิ่ง” Griffiths และทีมของเขามักจะบอกกับลูกค้า “นี่คือโลกที่เปลี่ยนแปลงไป จากความต้องการของพนักงาน การเปลี่ยนแปลงของทีมไปจนถึงค่านิยมทางธุรกิจ ต้องเป็นกระบวนการที่ทำซ้ำได้”

Benjamin Granger ซึ่งเป็นหัวหน้าทีมบริการให้คำปรึกษาด้านประสบการณ์พนักงานที่ Qualtrics แนะนำให้บริษัทต่างๆ รับฟังพนักงานของตนอย่างรอบคอบเพื่อทำความเข้าใจว่าพวกเขาให้ความสำคัญกับความยืดหยุ่นประเภทใดขณะสร้างนโยบายใหม่ การดูแลความพึงพอใจของพนักงานอย่างระมัดระวัง ในขณะที่วัดผลกระทบของนโยบายระยะไกลหรือนโยบายแบบผสมต่อประสิทธิภาพอย่างสม่ำเสมอ สามารถช่วยรับรองประสิทธิภาพการทำงานในขณะที่รักษาพนักงานไว้

ไม่ว่านโยบายการทำงานทางไกลของคุณจะยืดหยุ่นแค่ไหน ไม่ควรส่งเสริมให้พนักงานลาพักร้อนเมื่อจำเป็น หากพนักงานมีนิสัยชอบทำงานในทุกๆ วันหยุด บริษัทก็เสี่ยงที่จะเห็นภาวะหมดไฟในการทำงานและการลาออกในระดับสูง ความไม่ชัดเจนระหว่างงานกับชีวิตส่วนตัวคือ “ข้อเสียอย่างหนึ่งที่อาจเกิดขึ้นจากการทำงานทางไกลที่เราต้องจับตาดูให้ดี” เกรนเจอร์กล่าว “ความรับผิดชอบอยู่ในองค์กรในการกำหนดแนวทางสำหรับบรรทัดฐานเหล่านั้น”