เช่นเดียวกับคนส่วนใหญ่ วันเวลาของฉันเต็มไปด้วยงานเร่งด่วนแต่มักเป็นงานเล็กๆ น้อยๆUnsplash เมื่อบอนนี่ แวร์ พยาบาลดูแลแบบประคับประคองที่ดูแลผู้ป่วยระยะสุดท้ายในช่วงสัปดาห์สุดท้ายของชีวิต ถามว่าสิ่งที่ผู้คนเสียใจมากที่สุดคืออะไร มีคำตอบ 5 ข้อปรากฏขึ้นซ้ำแล้วซ้ำเล่า:
- ฉันหวังว่าฉันจะมีความกล้าที่จะใช้ชีวิตที่เป็นตัวของตัวเอง ไม่ใช่ชีวิตที่คนอื่นคาดหวังจากฉัน
- ฉันหวังว่าฉันจะไม่ทำงานหนักมาก
- ฉันหวังว่าฉันจะมีความกล้าที่จะแสดงความรู้สึกของฉัน
- ฉันหวังว่าจะได้ติดต่อกับเพื่อนๆ
- ขอให้ตัวเองมีความสุขมากขึ้น
ฉันคิดถึงรายการนี้มากในขณะที่ทำงาน
เช่นเดียวกับคนส่วนใหญ่ วันเวลาของฉันเต็มไปด้วยงานเร่งด่วนแต่มักเป็นงานเล็กๆ น้อยๆ อีเมล การประชุม จับ โทร.
มันเหมือนกับการจ่ายบัตรเครดิตที่ให้ดอกเบี้ยสูง ตั้งใจทำงานจนแทบขาดใจ . เมื่อฉันนึกย้อนกลับไปถึงสิ่งที่ฉันทำสำเร็จอย่างมีนัยสำคัญในสัปดาห์ใดสัปดาห์หนึ่ง บางครั้งก็นึกไม่ถึงแม้แต่สิ่งเดียว มันเกิดขึ้นได้อย่างไร?
ในการพูดคุยที่ Stanford นั้น Phil Libin ซีอีโอของ Evernote ได้กล่าวถึงประเด็นนี้โดยพูดถึงวิธีแยกแยะระหว่างเรื่องเร่งด่วนกับสิ่งที่สำคัญในชีวิตของคุณ:
งานด่วน เป็นงานที่ต้องจัดการทันที
สิ่งเหล่านี้ เช่น การโทรศัพท์ งานที่ใกล้ถึงกำหนดส่ง และสถานการณ์ที่คุณต้องตอบกลับอย่างรวดเร็ว การตอบกลับอีเมลเมื่อคุณต้องทำ มักจะเป็นงานเร่งด่วน
งานสำคัญ เป็นงานที่นำไปสู่ภารกิจและเป้าหมายระยะยาว
เช่น หนังสือเล่มนั้นที่คุณต้องการเขียน งานนำเสนอที่คุณต้องการโปรโมต และบริษัทที่คุณวางแผนจะเริ่มต้น
ปัญหาคืองานสำคัญมักถูกงานเร่งด่วน ดังนั้นหากคุณมีเวลาจำกัดในแต่ละวัน คุณจะแน่ใจได้อย่างไรว่าได้จัดสรรเวลาสำหรับงานสำคัญ
ใช้เมทริกซ์การตัดสินใจเพื่อตัดสินใจว่าอะไรสำคัญ
วิธีหนึ่งในการค้นหาสิ่งที่สำคัญที่สุดคือการใช้ use เมทริกซ์การตัดสินใจของไอเซนฮาวร์ : 
เมื่อใดก็ตามที่คุณทำอย่างนั้น คุณกำลังแลกเปลี่ยนระหว่างเรื่องสำคัญกับเรื่องเร่งด่วนJamesclear.com/Crew.co
พัฒนาโดย Dwight Eisenhower นายพลห้าดาวในกองทัพสหรัฐอเมริกา ผู้บัญชาการสูงสุดของกองกำลังพันธมิตรในยุโรปในช่วงสงครามโลกครั้งที่สอง ประธานาธิบดีแห่งมหาวิทยาลัยโคลัมเบีย และประธานาธิบดีสหรัฐฯ สองสมัย กล่องเรียบง่ายนี้แบ่งงาน เป็นหมวดหมู่ง่าย ๆ :
ที่มุมบนซ้าย ( สำคัญและเร่งด่วน ) คุณอาจใส่สิ่งต่างๆ เช่น วิกฤต กำหนดเวลา และปัญหาต่างๆ
มุมบนขวา ( สำคัญและไม่เร่งด่วน ) อาจประกอบด้วยสิ่งต่างๆ เช่น ความสัมพันธ์ การวางแผนโครงการระยะยาว และการพักผ่อนหย่อนใจ
มุมล่างซ้าย ( ไม่สำคัญและเร่งด่วน ) อาจประกอบด้วยการหยุดชะงัก การประชุม และกิจกรรม
มุมล่างขวา ( ไม่สำคัญและไม่เร่งด่วน ) อาจประกอบด้วยการเสียเวลา กิจกรรมที่น่ารื่นรมย์ และงานเล็กๆ น้อยๆ อื่นๆ
มันค่อนข้างง่ายที่จะกำจัดสิ่งที่ไม่สำคัญและไม่เร่งด่วน นั่นเป็นเกมง่ายๆ คุณต้องการใช้เวลาที่นั่นให้น้อยที่สุด
สิ่งที่สำคัญและเร่งด่วนก็เป็นสิ่งแรกที่คุณควรจะรับมือเช่นกัน
แต่การจัดลำดับความสำคัญระหว่างอีกสองควอดแรนต์ล่ะ นั่นคือสิ่งที่ยาก
คนส่วนใหญ่มักเริ่มต้นทำงานเร่งด่วนก่อน — ปัญหาคือ ถ้าคุณทำงานเร่งด่วนอยู่เสมอ คุณจะไม่สามารถทำภารกิจสำคัญให้สำเร็จได้ .
งานด่วนมักจะมาเสมอ และจะมีงานเร่งด่วนมากกว่าที่คุณมีเวลาทำอยู่เสมอ ไม่ว่าคุณจะพยายามมากแค่ไหนก็ตาม
คุณเคยพบว่าตัวเองพูดว่า [X] สำคัญมาก แต่ตอนนี้ฉันไม่มีเวลาแล้ว?
เมื่อใดก็ตามที่คุณทำอย่างนั้น คุณกำลังแลกเปลี่ยนระหว่างเรื่องสำคัญกับเรื่องเร่งด่วน เล่าจื๊อกล่าวว่า เวลาคือสิ่งที่สร้างขึ้น การพูดว่า 'ฉันไม่มีเวลา' ก็เหมือนการพูดว่า 'ฉันไม่ต้องการ'
หรืออย่างที่ Picasso กล่าวไว้ เพียงเลื่อนออกไปในวันพรุ่งนี้เท่านั้น สิ่งที่คุณยินดีที่จะตายโดยไม่ได้ทำ
ทำอย่างไรให้งานสำคัญเร่งด่วน
วิธีที่ง่ายที่สุดเพื่อให้แน่ใจว่างานสำคัญเร่งด่วนคือ ให้มันกำหนดเวลา .
กำหนดเวลาเป็นสิ่งที่ทำให้งานเร่งด่วนเร่งด่วน: ความจริงที่ว่าคุณต้องจัดการกับพวกเขาทันที การขาดกำหนดเวลามักจะเป็นสิ่งที่ทำให้งานที่สำคัญนั้นไม่สำคัญ พวกเขามักจะเป็นสิ่งที่คุณสามารถทำได้ในที่สุด
ตัวอย่างเช่น คุณต้องจ่ายค่าเช่าภายในสิ้นเดือน นั่นเป็นกำหนดเวลา เมื่อใกล้ถึงเส้นตาย งานก็จะยิ่งเร่งรีบมากขึ้น
ในทางกลับกัน เป้าหมายของคุณในการมีรูปร่างที่ดีนั้นสำคัญ แต่ก็ไม่ใช่เรื่องเร่งด่วนเลย คุณ มี เพื่อไปยิมสิ้นเดือน? อาจจะไม่.
ดังนั้น สิ่งแรกที่คุณต้องทำ หากคุณต้องการให้แน่ใจว่างานที่สำคัญสำเร็จลุล่วงคือกำหนดเส้นตาย งานที่สำคัญมักเป็นงานชุดใหญ่เกือบทุกครั้ง (ซึ่งมักจะเป็นเหมือนโครงการมากกว่า) และเพื่อให้คุณสามารถกำหนดเส้นตายได้ ก่อนอื่นคุณต้องแยกย่อยออกเป็นงานย่อยๆ และกำหนดเส้นตายสำหรับงานเหล่านั้น
แนวทางที่ฉันชอบในเรื่องนี้มาจาก ทำสิ่งต่างๆ ให้สำเร็จ ซึ่ง David Allen ถามว่า:
การดำเนินการทางกายภาพต่อไปที่คุณต้องทำเพื่อความก้าวหน้าในงานนี้คืออะไร?
นั่นคือสิ่งที่คุณต้องกำหนดเส้นตาย
นี่คือส่วนสำคัญที่เข้ามา เพราะมันยังไม่เพียงพอที่จะกำหนดเส้นตาย
ทำไมคุณถึงต้องการกำหนดเวลาที่จริงจัง
คุณภาพที่สองของงานด่วนที่ทำให้พวกเขาเร่งด่วนคือกำหนดเวลาไม่สามารถต่อรองได้
หากคุณไม่ตรงตามกำหนดเวลาจะมีผลกระทบร้ายแรง
เห็นได้ชัดว่าเหตุใดจึงเป็นเช่นนี้กับการไม่จ่ายค่าเช่า อันดับแรก เจ้าของบ้านจะโทรหาคุณและตะโกนใส่คุณ หากคุณอ่อนไหวต่อแรงกดดันทางสังคม การทำเช่นนี้อาจเพียงพอให้คุณจ่ายค่าเช่าตรงเวลา มิฉะนั้น ในที่สุดคุณจะถูกนำตัวขึ้นศาลและถูกไล่ออก ซึ่งถือว่าร้ายแรงพอสำหรับคนส่วนใหญ่
ปัญหาของการตั้งกำหนดเวลาสำหรับงานสำคัญๆ ก็คือ งานจะไม่กลายเป็นเรื่องร้ายแรงโดยอัตโนมัติ ถ้าฉันบอกว่าฉันต้องไปยิมก่อนสิ้นสัปดาห์ โดยพื้นฐานแล้วไม่มีผลกระทบใด ๆ จากการไม่ผ่านกำหนดเวลาดังกล่าว
คุณจะทำให้กำหนดเวลามีความสำคัญมากขึ้นได้อย่างไร นี่คือสองสามวิธี:
1. ทำให้เป็นสาธารณะ
วิธีหนึ่งในการทำให้กำหนดเส้นตายจริงจังมากขึ้นคือการแจ้งต่อสาธารณะ เมื่อคุณต้องรับผิดชอบตามกำหนดเวลา คุณไม่สามารถหลอกตัวเองได้ ด้านพลิกของเหรียญนี้คือถ้าคุณตั้งวันที่แบบสาธารณะ คุณควรแน่ใจว่าคุณสามารถตีมันได้จริงๆ ไม่มีอะไรที่เหมือนกับความเครียดที่ต้องทำให้ถึงเส้นตายที่คุณกำหนดไว้มากเกินไปสำหรับตัวคุณเอง
2. สร้างรางวัลและการลงโทษ
อีกวิธีหนึ่งในการทำให้เส้นตายจริงจังมากขึ้นคือการตั้งรางวัลสำหรับการตีหรือการลงโทษสำหรับการพลาด วางรางวัลและการลงโทษชุดนี้ไว้ล่วงหน้า และตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณไม่ได้เป็นผู้รับผิดชอบในการดำเนินการตามจริง ตัวอย่างเช่น เขียนเช็คมูลค่า $2,000 ให้กับองค์กรทางการเมืองที่คุณเกลียด มอบมันให้เพื่อนของคุณ และบอกให้พวกเขาส่งไปหากคุณไม่ทำตามกำหนดเวลา
3. ให้ผู้อื่นรับผิดชอบ
เมื่อพูดถึงการทำให้ผู้อื่น (เช่น สมาชิกในทีมของคุณ) รับผิดชอบต่อกำหนดเวลา สิ่งสำคัญคือการทำให้ผู้คนตระหนักว่ากำหนดเวลามีความสำคัญต่อคุณเพียงใด คุณไม่สามารถทนต่อกำหนดเวลาที่พลาดไป และนั่นหมายถึงการเช็คอินและการสนทนาที่ไม่สบายใจเมื่อพลาดกำหนดเวลา ถ้าคุณไม่ทำเช่นนี้ ผู้คนจะเข้าใจได้อย่างชัดเจนว่ากำหนดเวลาไม่สำคัญสำหรับคุณ และพวกเขาจะเริ่มถูกผลักกลับหรือพลาดบ่อยขึ้นเรื่อยๆ
4. ตั้งเตือนตัวเองอย่างต่อเนื่อง constant
เป็นเรื่องง่ายมากที่จะเพิกเฉยต่อกำหนดเวลาเว้นแต่คุณจะได้รับการเตือนอย่างต่อเนื่อง งานเร่งด่วนมักจะมีการเตือนความจำในตัว เช่น เพื่อนหรือคู่สมรสที่คอยกวนใจคุณให้ทำบางสิ่ง สำหรับงานสำคัญ คุณต้องตั้งค่าการช่วยเตือนเหล่านั้นด้วยตนเอง วางแท่งไม้ไว้รอบโต๊ะทำงานของคุณ ตั้งค่ากิจกรรมในปฏิทินหรือตัวจับเวลา ใส่ลงทะเบียนโดยกระจกห้องน้ำของคุณ ทำทุกอย่างที่ต้องทำ
*****
ดูเหมือนงานจะเยอะไหม? อืม อาจจะเป็นช่วงแรกๆ แต่เมื่อเวลาผ่านไป มันจะง่ายขึ้น และคุณจะพบว่าคุณรู้สึกเครียดน้อยลง
คุณจะมีงานด่วนเพียงพอที่จะเติมเต็มทั้งวัน สัปดาห์ ปี หรือแม้แต่ตลอดชีวิต แต่สิ่งที่คุณควรใช้ให้มากที่สุดคือการทำสิ่งสำคัญให้สำเร็จ เกรงว่าคุณจะพบว่าตัวเองมีเรื่องเสียใจในสิ่งที่คุณไม่เคยหาเวลาทำ
Jory MacKay เป็นบรรณาธิการ @CrewLabs , ที่โพสต์นี้ เดิมปรากฏ . ต้องการเรียนรู้ที่จะเป็นเวอร์ชั่นที่ดีที่สุดของคุณหรือไม่? คลิกที่นี่ เพื่อเข้าร่วมกับผู้ผลิตและผู้ประกอบการหลายพันรายที่ได้รับอีเมลรายสัปดาห์ของเราเกี่ยวกับการส่งเสริมความคิดสร้างสรรค์และประสิทธิภาพการทำงานของคุณ
