ข้อความขอบคุณหรือขาดหายไปนั้นส่งผลต่อการตัดสินใจจ้างงานPixabay ตามที่ฉันแนะนำผู้สมัครตลอดของพวกเขา ขั้นตอนการสัมภาษณ์ มีจุดหนึ่งที่ฉันได้รับข้อความตอบกลับอย่างสม่ำเสมอ: ฉันต้องส่งข้อความขอบคุณจริงหรือไม่ มันเคยสร้างความแตกต่างหรือไม่?
ฉันเข้าใจความลังเล ในกรณีส่วนใหญ่ ข้อความขอบคุณหลังการสัมภาษณ์ของคุณจะไม่ได้รับการยอมรับ และผู้สมัครส่วนใหญ่จะได้รับข้อเสนอในตำแหน่งเล็กน้อยที่พวกเขาสัมภาษณ์เท่านั้น ดูเหมือนว่าความพยายามในการเขียนบันทึกจะสูญเปล่าหรือว่าบันทึกทั้งหมดนั้นถูกกวาดเข้าไปในหลุมดำที่ดึงดูดเข้ามาซึ่งพวกเขาหลุดพ้นจากความไม่เกี่ยวข้องชั่วนิรันดร์
การเขียนโน้ตใดๆ ก็ตามดูเหมือนไม่จำเป็นในยุคร่วมสมัยที่ดำเนินไปอย่างรวดเร็วของเรา มันกระตุ้นภาพของเครื่องเขียนลายนูนและซีลแว็กซ์หรือการจู้จี้ที่คุณได้รับจากแม่ของคุณหลังคริสต์มาสเพื่อขอบคุณป้ามาร์จสำหรับผ้าพันคอที่เธอถักให้คุณ ใครต้องการอะไรแบบนั้นบ้าง?
อย่างไรก็ตาม ข้อความขอบคุณหลังการสัมภาษณ์ที่เป็นลายลักษณ์อักษรเป็นอย่างดีอาจเป็นส่วนสำคัญของการสื่อสารทางธุรกิจที่สามารถช่วยผนึกข้อตกลงได้ ฉันเคยเห็นหลายกรณีที่ข้อความขอบคุณได้เชื่อมโยงความประทับใจเชิงบวกของผู้ว่าจ้างกับผู้สมัคร หรือเปลี่ยนความประทับใจเชิงลบให้กลายเป็นผลบวกที่ส่งผลให้เกิดข้อเสนอในที่สุด ฉันยังเห็นว่าข้อความขอบคุณที่เขียนไม่ดีส่งผลให้ผู้สมัครชายขอบถูกรบกวนอย่างรวดเร็ว
ตัวอย่างล่าสุดของเราคือ Maggie ผู้สัมภาษณ์ลูกค้าของเราในตำแหน่งการตลาดระดับกลาง ตามคำแนะนำของฉันและหลังจากผ่านหน้าจอโทรศัพท์ ลูกค้ารายนี้นัดสัมภาษณ์กับฝ่ายทรัพยากรบุคคล ผู้จัดการการจ้างงาน พนักงานระดับเดียวกัน และรอน รองประธานฝ่ายการตลาด การสัมภาษณ์ครั้งสุดท้ายกับรอนจะเกิดขึ้นก็ต่อเมื่อการสัมภาษณ์ก่อนหน้านี้เป็นไปด้วยดี ฉันมีลูกค้าบางรายที่การสัมภาษณ์กับรองประธานเป็นพิธีการหรือตราประทับการอนุมัติอย่างเคร่งครัด นั่นไม่ใช่กรณีที่นี่ ที่บริษัทนี้ รองประธานคือผู้ตัดสินใจ เขาต้องการบายอินจากทีม แต่เขาเรียกนัดสุดท้าย
เมื่อแม็กกี้โทรหาเราหลังจากสัมภาษณ์ เธอกำลังเตะตัวเอง วันนั้นเริ่มต้นได้ดีมาก พอที่จริงแล้ว รอนถูกเพิ่มเข้าไปในตารางงานของเธอในตอนท้าย นั่นคือสิ่งที่ล้อเริ่มหลุดออกมา
ยังไงก็ตาม เธอกับรอนก็ไม่ยอมคลิก คำตอบที่ดูเหมือนจะสร้างความประทับใจให้พนักงานคนอื่นๆ กลับไม่เห็นด้วยกับเขา ในตอนท้ายของการสัมภาษณ์ เขาถามเธอว่าเธอชอบแคมเปญบนโซเชียลมีเดียอะไร เธอแค่วาดรูปเปล่า แม้ว่าสื่อสังคมออนไลน์จะไม่เคยเป็นส่วนหนึ่งในหน้าที่การงานของเธอ แต่มันจะเป็นบทบาทเล็กๆ แต่มีความสำคัญในบทบาทของเธอที่นี่ ลูกค้ารู้เกี่ยวกับการขาดประสบการณ์ของเธอในด้านนี้ แต่ยินดีที่จะปล่อยให้เธอเรียนรู้งานเพราะความแข็งแกร่งของภูมิหลังที่เหลือของเธอ โดยไม่สามารถนึกถึงตัวอย่างเดียว เธอมั่นใจว่าเธอกำลังทำร้ายโอกาสของเธอ
ที่แย่ไปกว่านั้น หลังจากออกจากการสัมภาษณ์ เธอสามารถนึกถึงแคมเปญบนโซเชียลมีเดียที่ยอดเยี่ยมได้หลายสิบแคมเปญ อันที่จริง บริษัทของเธอเพิ่งประสบความสำเร็จอย่างมาก และแม้ว่าจะไม่ใช่งานอย่างเป็นทางการของแม็กกี้ แต่เธอก็ช่วยประสานงานกับผู้จัดการโซเชียลมีเดียของบริษัทของเธอ เธอรู้สึกหดหู่ใจอย่างยิ่งเมื่อใคร่ครวญว่าเธอตอบคำถามนั้นได้ละเอียดเพียงใด
เห็นได้ชัดว่าน่าจะดีกว่าถ้าแม็กกี้สร้างความประทับใจให้กับรอนด้วยคำตอบที่ยอดเยี่ยมสำหรับคำถามเดิมของเขา เราแนะนำเธอว่าข้อความขอบคุณที่เขียนมาอย่างดีจะช่วยให้การสมัครรับเลือกตั้งของเธอกลับมาเป็นเหมือนเดิมได้
เช่นเดียวกับคนอื่นๆ อีกหลายคน (เช่น ของคุณจริงๆ) แม็กกี้เป็นนักสื่อสารในการพิมพ์ได้ดีกว่าตัวเปล่า เธอขอบคุณเขาที่มีโอกาสพูดคุยและเขียนว่า เมื่อไตร่ตรองเพิ่มเติม ฉันก็ตระหนักว่าฉันไม่ได้ตอบคำถามของคุณเกี่ยวกับแคมเปญโซเชียลมีเดียอย่างมีประสิทธิภาพเท่าที่ฉันจะชอบ จากนั้นเธอก็พูดถึงสามแคมเปญดังกล่าว เหตุผลที่เธอชอบแคมเปญเหล่านั้น และอธิบายว่าองค์ประกอบของแต่ละแคมเปญสามารถพิสูจน์ว่ามีประสิทธิภาพในการส่งเสริมธุรกิจของรอนได้อย่างไร เธอสรุปบทบาทเล็กๆ ที่เธอมีในการช่วยให้ผู้จัดการโซเชียลมีเดียเปิดตัวความพยายามของบริษัท และย้ำว่าเธอกระตือรือร้นที่จะพัฒนาทักษะนี้เพียงใดในขณะที่ทำงานกับรอนและทีมของเขา
แม้ว่าข้อความขอบคุณที่ดีจะไม่สามารถเปลี่ยนแปลงได้เสมอไป แต่ในกรณีนี้ก็ทำได้ รอนเชิญแม็กกี้กลับมา สิ่งต่างๆ ราบรื่นขึ้นมาก และในที่สุดเธอก็ยื่นข้อเสนอให้ ฉันยังเคยเห็นหลายกรณีที่ลูกค้าแสดงความคิดเห็นว่าบันทึกของผู้สมัครนั้นเขียนได้ดีเพียงใด และกรณีที่ลูกค้าสงสัยว่าทำไมผู้สมัครคนหนึ่งในกระดานชนวนที่กำหนด ไม่ได้ เขียนบันทึก สิ่งสำคัญที่สุดคือการเขียนบันทึกขอบคุณ—หรือไม่ทำเช่นนั้น—สามารถมีอิทธิพลต่อการตัดสินใจจ้างงานได้อย่างแน่นอน
ต่อไปนี้เป็นแนวทาง 9 ข้อในการเขียนบันทึกขอบคุณอย่างมีประสิทธิภาพ:
- จดบันทึกย่อของคุณ เขียนไม่เกินสามถึงสี่ย่อหน้าโดยไม่มีข้อความยาวๆ หากจดหมายของคุณยาวเท่ากับรายการนี้ แสดงว่ายาวเกินไป สั้นและหวานดีที่สุด
- ส่งบันทึกของคุณทางอีเมล ไม่เหมือนกับจดหมายฉบับนั้นที่ส่งถึงป้ามาร์จของคุณ นี่เป็นการสื่อสารทางธุรกิจและธุรกิจส่วนใหญ่ดำเนินการทางอีเมล สิ่งนี้ทำให้การรับนามบัตรของผู้สัมภาษณ์เป็นสิ่งสำคัญอย่างยิ่งหลังจากการสัมภาษณ์ หากคุณไม่ได้รับบัตร ให้สอบถามที่อยู่ที่คุณต้องการจากนายหน้า พนักงานต้อนรับ หรือผู้ติดต่อฝ่ายทรัพยากรบุคคลของคุณ
- ส่งข้อความแยกถึง แต่ละ คนที่คุณพบ รูปแบบพื้นฐานสามารถเหมือนกันได้ แต่แต่ละบันทึกควรปรับเปลี่ยนในแบบของคุณในทางใดทางหนึ่ง
- ส่งให้เร็วที่สุดหลังการสัมภาษณ์เท่าที่เป็นไปได้ การตัดสินใจจ้างงานจะทำในตารางเวลาที่เร็วขึ้นมากในวันนี้ หากคุณรอจนถึงสัปดาห์หน้า (หรือพรุ่งนี้) จดหมายของคุณอาจได้รับหลังจากมีการตัดสินใจแล้ว
- แสดงความขอบคุณบ้าง ย่อหน้าเริ่มต้นควรแสดงความขอบคุณอย่างจริงใจสำหรับเวลาของผู้สัมภาษณ์และโอกาสที่จะมีโอกาสได้พบกัน หากคุณไม่สามารถรู้สึกขอบคุณอย่างจริงใจได้ การทำตามท่าทางจะดูเหมือนไม่จริงใจและจะไม่ช่วยอะไรคุณ
- ระบุกรณีของคุณ วรรคกลางหนึ่งถึงสองย่อหน้าควรย้ำว่าเหตุใดคุณจึงเหมาะสมอย่างยิ่งกับตำแหน่งและ/หรือใช้เพื่อเอาชนะการคัดค้านใดๆ ที่คุณพบ หรือเช่นแม็กกี้ ให้คำตอบที่ละเอียดยิ่งขึ้นสำหรับคำถามที่คุณอาจเคยเข้าใจผิด คุณสามารถโกงได้โดยใช้สัญลักษณ์แสดงหัวข้อย่อยสามถึงสี่จุดในการโต้แย้ง แต่ระวังการใช้คำพูดมากเกินไป พิจารณาเรื่องนี้อย่างรอบคอบ หลังจากสัมภาษณ์แล้ว คุณควรมีความเข้าใจที่ดีขึ้นในสิ่งที่พวกเขากำลังมองหา และต้องการย้ำว่าคุณมีมันที่นี่
- รู้สึกตื่นเต้น. ปิดโดยแสดงความสนใจในงานและเรียนรู้เกี่ยวกับขั้นตอนต่อไปในกระบวนการ หากคุณพูดคุยถึงเวลาที่คุณจะได้รับการติดต่อจากบริษัท (และคุณควรทำเช่นนั้น) ให้ระบุอีกครั้งที่นี่ ระบุว่าคุณจะติดต่อกลับหากคุณไม่ได้รับการติดต่อจากพวกเขาภายในวันที่กำหนด
- ตรวจสอบงานของคุณสามครั้ง อย่าลืมตรวจทานจดหมายของคุณอย่างระมัดระวังเพื่อหาข้อผิดพลาดทางไวยากรณ์และการสะกดคำ ฉันเคยเห็นผู้สมัครมากกว่าหนึ่งคนเอาตัวเองออกจากการพิจารณาโดยส่งจดหมายที่เขียนไม่ดี ให้ความสนใจเป็นพิเศษกับการสะกดชื่อบริษัทและชื่อผู้สัมภาษณ์ ไม่มีอะไรเลวร้ายไปกว่าการทำสิ่งเหล่านั้นผิด แต่ฉันได้เห็นมันเกิดขึ้นแล้ว ไม่ว่าจะด้วยเหตุผลใดก็ตาม ฉันได้รับอีเมลที่เรียกฉันว่า Kieth อยู่ตลอดเวลา
- ไม่อนุญาตให้อ่านใบเสร็จ อย่าส่งจดหมายขอบคุณเพื่อขอใบเสร็จรับเงินหรือใบตอบรับการอ่าน สิ่งนี้สร้างภาระผูกพันกับผู้รับและอาจถูกมองในแง่ลบ
ข้อความขอบคุณที่เขียนมาอย่างดีไม่ได้รับประกันว่าคุณจะได้งาน แต่มันสามารถทำให้คุณตามล่าหรือช่วยเปลี่ยนทัศนคติเชิงลบ ที่สำคัญ การเขียนบันทึกที่ไม่ดีหรือความล้มเหลวในการเขียนเลย อาจส่งผลเสียต่อเจ้าหน้าที่ว่าจ้าง อย่าลืมเขียนบันทึกทุกครั้ง สัมภาษณ์ —และขอขอบคุณที่อ่านบทความนี้ ฉันขอขอบคุณการสนับสนุนอย่างต่อเนื่องของคุณ
คีธ สมูท เป็นประธานของ Patrickson-Hirsch Associates ซึ่งเป็นบริษัท Executive Search ที่เชี่ยวชาญด้านการจัดตำแหน่งผู้เชี่ยวชาญด้านการตลาดในองค์กรที่เน้นผู้บริโภค หากมีคำถามเกี่ยวกับการหางานหรือจ้างงาน ติดต่อได้ที่ keith@patrickson-hirsch.com .
